Orden de compra

Para la creación de la orden de compra debe realizar los siguientes pasos:

• Producto

Si hay retenciones, es necesario configurar el producto para el tipo de retención o impuesto. Desde la edición del producto, use el botón Opciones adicionales, y habilite la casilla correspondiente.

• Permisos

En la pestaña Parámetros, oprima Seguridad y verifique que cuenta con los diferentes permisos relacionados al proceso de compras, principalmente Creación y modificación de orden de compra.

• Flujo de autorización

Puede o no utilizar flujo de autorización, en caso de utilizarlo es necesario:

1. Ir a la última pestaña, utilice el botón Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Administración y oprima Parámetros.

 

2. Habilitar la casilla Requerir flujo de autorización en órdenes de compra.

Puede capturar un usuario para que le llegue un correo cuando todos hayan autorizado la orden.

3. Agregar el flujo de autorización en la pestaña Proveedores, despliegue el menú Catálogos y abra Tipos de autorización.

4. Use el botón +, coloque un nombre para el grupo que autoriza, y seleccione del listado los correos involucrados en el proceso de autorización. Habilite la casilla Aplica en orden de compra y presione Guardar.

Puede establecer un rango, en cuanto a los montos permitidos para la compra.

La solicitud para autorizar llega a los correos que se agreguen en estos campos, en ese orden, y también es posible establecer un usuario para avisar cuando cambie el estatus.

• Captura

1. Se debe capturar en la pestaña Proveedores, presione Orden de compra.

2. Al seleccionar al proveedor, el sistema toma de forma automática la configuración de la retención o impuesto trasladado asignado al mismo. En caso de no haber asignado tipo de retención o traslado al proveedor, se toma la configuración de los parámetros.

De ser necesario, indique Fecha de entrega, Contacto, Centro de costo y Código Auxiliar. Además del tipo de Autorización, en caso de usar autorizaciones.

Si requiere cambiar el tipo de retención sólo para esa orden, utilice el menú Otros en la esquina inferior izquierda y haga clic en el botón Retenciones/impuestos.

Seleccione la nueva retención y use el botón Aceptar.

3. Agregue los productos con la opción +Producto. con el icono de lápiz capture Cantidad y Valor unitario.

Si el producto tiene algún descuento debe indicarlo con el botón a la derecha de la columna Descuento, puede capturarlo por porcentaje o por monto, y oprima Aceptar.

• Pegado de productos

A) Presione Pegar desde Excel.

B) Haga clic sobre el enlace para descargar el archivo

C) Capture los datos de los productos en la plantilla y copie desde los encabezados.

D) Pegue con Ctrl+V en el espacio en blanco y utilice el botón Pegar.

• Proveedor extranjero

Para el caso de importaciones, pueden omitirse los impuestos. Seleccione al proveedor con RFC genérico para extranjeros (XEXX010101000) y se habilita la casilla Sin impuestos para que estos no se desglosen.

Puede agregar una observación en la parte inferior, si así lo requiere.

4. Una vez que haya verificado que los datos son correctos, oprima Guardar.

• Autorización

Si no usa un esquema de autorizaciones, debe contar con el permiso Autorizar orden de compra (Sin flujo).

La autorización sin flujo puede hacerse desde la misma orden o desde el listado de órdenes. 

Para hacerlo desde la orden de compra, sólo ingrese a la misma y presione Autorizar del lado derecho.

Para hacerlo de forma masiva, verifique que cuenta con el permiso Autorizar Órdenes de compra (Desde listado de Ordenes de compra)

Desde la consulta, señale los registros y haga clic en Autorizar seleccionados.

Si maneja flujo de autorización, el sistema notifica al o los usuarios asignados para autorizar, Sólo es necesario acceder al correo y hacer clic sobre el enlace Abrir orden de compra.

Al presionar el botón Autorizar puede agregar observaciones, además de autorizar, rechazar o cancelar, esta acción la realizan todos los integrantes del flujo. Si se indicó un usuario para cambio de estatus, éste recibe una notificación, cuando termina el flujo. 

Mientras que el usuario para aviso por flujo terminado recibe notificación sólo cuando la orden cambia a autorizada.

Para saber qué usuarios autorizaron haga clic en Otros, y utilice la opción Bitácora.

• PDF

Para la representación impresa de la orden, haga clic en Generar PDF y elija el formato.

Si no desea que se cree el pdf hasta autorizar la orden, ingrese a la pestaña Parámetros, use el botón Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Administración y oprima Parámetros.

Y habilite la casilla Imprimir Orden de Compra hasta autorización. No olvide Guardar cambios. 

• Envío por correo

1. Comparta al proveedor presionando Enviar correo, y seleccione el formato.

 

2. En la siguiente ventana, puede agregar más texto en el cuerpo del correo. use el botón Enviar correo.

• Entrada de almacén

Una vez realizada la compra, ingrese la mercancía al almacén con el menú Otros y haga clic en Generar Entrada.

La entrada ya indica que proviene de orden de compra, su folio y de qué proveedor, también incluye los productos inventariables de la orden. Puede editar la cantidad si es parcial, el costo base e indicar costos adicionales, si lo requiere. Utilice el botón Guardar del lado derecho.

• Asignar pago sin factura

Para registrar una especie de anticipo:

1. Oprima Otros en la parte inferior derecha y use el botón Asignar pago sin factura.

2. Capture el monto del pago y la fecha. 

Si necesita deshacer la asignación de este pago, use la opción Quitar pago sin factura, del menú Otros.

3. Después de registrar el pago e importar la factura del mismo, haga clic en Otros y oprima Ver pago sin factura.

4. Use el primer icono para vincular el comprobante al pago sin factura.

5. Seleccione el xml en la siguiente ventana.

También puede consultar Asignar pago sin factura.

• Vincular xml

Si no hay un pago previo, la factura por la compra debe importarse al sistema y se relaciona al movimiento de la siguiente forma:

1. Use el menú Otros y oprima Xmls Vinculados.

2. En la siguiente ventana, presione +Vincular xml.

3. Señale el comprobante y utilice el botón Seleccionar, en la esquina inferior derecha.

Para más información consulte Vincular xml a orden de compra.

• Amortizar anticipo

Una vez vinculada la factura por el anticipo, realice lo siguiente:

1. Oprima Otros y presione Amortizar Xmls.

2. En la siguiente ventana, use la opción +Vincular xml.

3. Posteriormente, seleccione la factura con descuento y haga clic en Seleccionar.

4. Para relacionar el anticipo a esta factura, utilice el icono de la lupa en la columna Anticipos.

5. Oprima Vincular Xml Anticipo.

6. Señale la factura de anticipo previamente vinculada.

Para mayor información sobre el proceso de amortización consulte Amortización en Orden de compra.

• Xml preautorizados

Puede vincular un xml a pesar de no haber autorizado la orden.

1. Cuando el estatus es Pendiente, presione el menú Otros y utilice la opción Xmls Pre Autorizados..

2. En la siguiente ventana, haga clic en +Vincular xml.

3. Posteriormente, seleccione la factura y use el botón Seleccionar, en la esquina inferior derecha.

4. Después de autorizar la orden, ingrese al menú Otros y oprima Xmls vinculados.

5. En la siguiente ventana, presione Vincular Pre autorizados.

Obtenga más información consultando OC con xml pre autorizado.

• Direcciones

Para tener los datos de las direcciones de donde sale y/o llega la mercancía:

1. Ingrese al apartado DIRECCIONES dentro del detalle del proveedor. Utilice el botón + para agregar una dirección. Al finalizar haga clic en Guardar cambios.

2. En la orden, use el menú Otros - Dir Origen/Destino

3. Oprima Seleccionar, señale primero la dirección de origen y con el segundo botón la dirección de destino.

• Finiquitar

1. Para dar por terminados los movimientos con una compra, se necesita el permiso Finiquitar Orden de compra.

2. Presione el menú Otros y utilice la opción Finiquitar.

NOTA: Es importante mencionar que, con esta acción no será posible registrar más movimientos en la orden, se salda el importe y la cantidad pendiente por surtir.

Consulte Finiquitar orden de compra.

• Duplicar

1. Verifique que cuenta con el permiso Duplicar Orden de compra.

2. Haga clic el menú Otros y use el botón Duplicar.

El duplicado se crea y guarda en, exactamente, un mes posterior a la fecha de la orden original.

3. Indique cuántos duplicados desea realizar y oprima Aceptar.

También puede consultar Duplicar orden de compra.

• Origen

Si la compra se basa en algún otro movimiento, puede abrirlo con el botón Origen del menú Otros.

• Flujo

Para ver el movimiento subsecuente a la orden presione el menú Otros y utilice el botón Flujo.

• Archivos relacionados

1. En este tipo de movimientos es posible adjuntar documentos y registros diferentes, haciendo clic en Archivos relacionados del menú Otros.

2. En la siguiente ventana, puede subir desde su equipo o desde google drive los documentos que necesite.

• Campos adicionales

Para colocar y consultar la información de los campos adicionales de la orden de compra, use el menú Otros para ver la opción Campos adicionales

• Datos adicionales

En este apartado puede capturar las Condiciones de pago de la orden, información del embarque, el Lugar de entrega de la mercancía y la Cuenta para pago.

• Centros de costo

1. Para afectar más de un centro de costo, oprima esta opción en el menú Otros.

2. Presione Agregar C.C. para ver el listado de centros.

3. Señale los registros que desea se afecten en la(s) póliza(s) de la compra y presione Seleccionar.

Para mayor información sobre la afectación a varios centros consulte Desglosar centros de costo en OC.

También puedes consultar el siguiente artículo Asignar pago sin factura.