Nueva ventana Orden de compra

Conozca el funcionamiento de la nueva ventana de órdenes de compra:

• Captura

1.- Se debe capturar en la ruta Proveedores - Orden de compra.

2.- Seleccione al proveedor. Si lo necesita, indique Fecha de entrega, Contacto, Centro de costo y Código Auxiliar. Además del tipo de Autorización, en caso de usar autorizaciones.

NOTA: En caso de no haber asignado ninguna retención o impuesto trasladado al proveedor, se toma la configuración de los parámetros.

3.- Utilice la opción +Producto y seleccione los productos que se incluirán en la orden de compra.

O bien, haga clic en +Producto Proveedor para agregar sólo productos del proveedor seleccionado.

4.- Para indicar cantidad y valor unitario de cada producto, use el icono de lápiz al principio y edite, O puede hacer doble clic sobre el campo. 

Si necesita indicar un descuento, haga clic sobre el icono junto al campo o habilite con doble clic.

Para incluir varios productos, puede utilizar la plantilla:

A) Use el botón Pegar desde Excel.

B) Haga clic sobre el enlace para descargar el archivo

C) Capture los datos de los productos en la plantilla y copie desde los encabezados.

D) Pegue con Ctrl+V en el espacio en blanco y presione Pegar.

La flecha del lado izquierdo, le permite contraer para visualizar mejor todos los productos

Oprima nuevamente para volver a mostrar los campos.

Si utiliza datos adicionales en los productos, desplace el renglón a la derecha y use el icono final.

Puede agregar una observación, si así lo requiere.

5.- Verifique que todos los datos son correctos y guarde la orden de compra.

6.- Una vez registrada la orden, es necesario Autorizar.

Si hay un flujo de autorización, puede agregar una observación al momento de autorizar.

• Impuestos y retenciones

Si requiere alguna retención o impuesto trasladado sólo para esa orden de compra:

1.- Haga clic en el botón Otros - Retenciones/Impuestos.

2.- Seleccione el tipo de retención o traslado presione Aceptar.

En el desglose se muestra el impuesto seleccionado.

Es importante mencionar que si es un impuesto o retención frecuente debe configurar en los parámetros de administración, y también asignar el tipo de retención traslado en el proveedor.

• Direcciones

Para tener los datos de las direcciones de donde sale y/o llega la mercancía, dentro de la orden:

1.- Haga clic en el botón Otros - Dir Origen/Destino

2.- Ya sea en Origen o Destino, use el botón Seleccionar para ver el listado de direcciones.

3.- En la siguiente ventana, señale la dirección deseada.

• PDF, envío y cancelación

Para imprimir la orden, use el botón Generar PDF, y seleccione el formato.

Envíela al proveedor presionando Enviar correo, y seleccione el formato.

Puede agregar más texto en el cuerpo del correo. 

Para cancelar, sólo use la opción Cancelar.

• Adicionales

Si cuenta con datos adicionales de encabezado, puede llenarlos desde Otros - Campos Adicionales.

Para llenar los datos adicionales sobre la compra, use la opción Datos adicionales.

• Entrada a almacén

Para ingresar los productos al almacén:

1.- Haga clic en Otros - Generar Entrada.

2.- En la entrada sólo modifique si es necesario, y guarde.

Luego de actualizar la orden de compra, su estatus cambia a Surtido, y se muestra la cantidad ingresada.

• Pago sin factura

Para registrar una especie de anticipo:

1.- Presione Otros - Pago sin factura.

2.- Capture el monto del pago y la fecha. 

La orden desglosa también el monto del pago sin factura.

3.- Después de registrar el pago e importar la factura correspondiente al mismo, haga clic en Otros - Ver pago sin factura.

4.-Use el primer icono para vincular el comprobante al pago sin factura.

5.-Seleccione el xml en la siguiente ventana.

Se muestran serie, folio y UUID del comprobante relacionado.

• Vincular xml

Una vez recibida la factura por la compra, se relaciona al movimiento de la siguiente forma:

1.- Haga clic en Otros - Xmls Vinculados.

2.- Utilice la opción +Vincular xml.

3.- En la siguiente ventana, señale el comprobante 

Después de actualizar la orden de compra, su estatus cambia a Facturado.

• Nota de crédito

Si recibe una nota de crédito al proceso, para relacionarla al proceso:

1.- Haga clic en Otros - Xmls Vinculados.

2.- En el renglón de factura a la cual se aplicará la nota, presione el icono para ver notas de crédito.

3.- Use el botón +Aplicar nota de crédito.

4.- Seleccione la nota de crédito, y oprima Aceptar.

5.- Indique el Monto a aplicar. 

6.- En el listado de xmls vinculados, utilice la opción Actualizar, para ver la nota aplicada.

Vuelva a consultar la orden y el saldo habrá cambiado.

• Origen y flujo

Para consultar el movimiento que origina la compra, y el movimiento que la sigue:

Haga clic en Otros - Origen o Flujo., según requiera ver.

Cada opción abre el movimiento anterior o posterior a la orden de compra 

• Duplicar

Si cada mes se compra el mismo material en las mismas cantidades, puede usar la duplicidad.

1.- Haga clic en Otros - Duplicar.

2.- Indique el número de veces que desea duplicar. Cada orden se guardará con un mes de diferencia.

• Bitácora

Si utiliza flujo de autorización, la Bitácora le permite consultar qué usuario(s) se ha involucrado en la autorización de la orden de compra.

• Finiquitar

Para dar por terminado todo el proceso de compra:

Haga clic en Otros - Finiquitar.

El estatus de la orden se modifica a Finiquitado, indicando usuario y fecha del cambio.

Ya no se podrá realizar ninguna acción con este estatus.

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