Contratos

Conozca el funcionamiento de la ventana de nota de venta:

• Captura

1. Ingrese a la pestaña Área comercial y utilice el botón Contrato.

2. Señale al cliente con el icono de lupa, si aún no lo agrega, haga clic en el botón de 3 puntos y use la opción Crear nuevo cliente. 

Oprima el icono de lupa en cada campo para indicar datos como Clasificación, Centro de costos y Fecha de entrega etc.

Presione el icono de lupa debajo del cliente para ver el domicilio fiscal completo, además, del régimen.

3. Los datos de Condición, Forma y Método de pago se establecen utilizando el menú Otros.

4. Haga clic en +Producto y señale los registros que se incluirán en el contrato.

5. Para indicar cantidad y valor unitario de cada producto, use el icono de lápiz al principio y edite, o puede hacer doble clic sobre el campo. 

Si necesita colocar un descuento, oprima el icono junto al campo o habilite con doble clic.

 

• Pegado con plantilla

Para agregar varios productos, puede utilizar la plantilla:

A) Presione Pegar desde Excel.

B) Utilice el enlace para descargar el archivo.

C) Capture los datos de los productos en la plantilla y copie desde los encabezados.

 

D) Pegue con Ctrl+V en el espacio en blanco y utilice INICIAR PEGADO.

La flecha del lado izquierdo, le permite contraer para visualizar mejor todos los productos

Haga clic nuevamente en él para volver a mostrar los campos.

 

Para ver las existencias de los productos presione Inventario en el correspondiente renglón.

Si utiliza campos adicionales en los productos, desplace el renglón a la derecha y utilice el botón Adicionales.

Puede agregar observaciones en la parte inferior.

6. Verifique que todos los datos son correctos y guarde el contrato.

• Retenciones e impuestos

Si el contrato incluye retenciones y/o impuestos, realice lo siguiente:

1. Ingrese a la pestaña Parámetros, haga clic en Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Facturación y use la opción Retenciones y traslados.

2. Habilite la casilla de los impuestos a retener. En el caso de IVA, si marca sólo la primer casilla se retiene el 10.6667%.

Para retenciones reguladas y/o impuestos trasladados habilite la casilla, oprima Agregar retención/traslado y capture el porcentaje y descripción de la retención/impuesto. Guarde cambios en la esquina inferior derecha.

En el contrato, se prende la casilla del impuesto federal que se retiene, para IVA puede presionar Retiene IVA y seleccionar otra retención o quitarla.

Al tratarse de retenciones reguladas o impuestos trasladados, utilice el botón Opciones y haga clic en Editar retenciones/impuestos, según lo requiera.

En la siguiente ventana, puede cambiar el porcentaje o monto, y también editar la retención/impuesto.

Se muestra el desglose del lado derecho.

• PDF

Para imprimir el contrato, use la opción Generar PDF, y señale el formato.

• Exportar

Para llevarse la información a Excel oprima Exportar a Excel y se permite generar un archivo con la información.

O bien, puede presionar Copiar grid al portapapeles y pegar los datos en el archivo que necesite.

• Matriz

Si alguno de los productos es una matriz de producción, puede hacer la compra de los componentes sin necesidad de usar la explosión.

1. Seleccione el renglón y utilice el botón Matriz, en la parte inferior se muestran los productos que integran el producto. Si es necesario puede agregar más productos.

2. Señale los registros y haga clic en Asignar proveedor. Éste se ve en la columna correspondiente.

3. Una vez establecido el proveedor, use la opción Generar orden de compra, Estos datos se reflejan en la orden. Creada la compra con esta opción, no es posible requerir desde la explosión.

En el contrato, se puede consultar el valor unitario de cada producto en la orden de compra oprimiendo el menú Otros y presionando Ver valores OC.

En la parte de la matriz, se muestran la columna con esta información y el subtotal.

Las compras generadas de esta forma, se pueden consultar desde el apartado ÓRDENES DE COMPRA, y se abren con el icono de lápiz.

• Requisiciones

1. Para solicitar algún artículo desde el contrato, seleccione y utilice el menú Requisición.

2. En el apartado REQUISICIONES se enlistan todas las requisiciones generadas desde el contrato, puede abrir con el icono de lápiz.

3.  A partir de este movimiento se genera la orden de compra.

• Órdenes de compra

1. Si requiere generar la compra sin pasar por requisición, señale los registros y haga clic en Compra, y use la opción Generar orden de compra de seleccionados.

O bien, asigne primero el proveedor al producto y puede Generar orden de compra automática.

2. Todas las órdenes creadas puede verlas desde la pestaña ÓRDENES DE COMPRA.

NOTA: Si se crea la compra mediante requisiciones, NO es posible crear también órdenes de compra, sólo debe usarse uno de los dos movimientos con origen en el contrato.

• Venta

Para vender desde el contrato, seleccione los productos y oprima el menú Venta.

Cuando las mercancías salen del almacén, se entregan y facturan al cliente presione Factura normal.

En caso de, solamente facturar pero sin entregar los productos utilice la opción Factura no afecta almacén.

Si no requiere facturar y sólo se registra la venta y/o sacar la mercancía de almacén, haga clic en Nota de venta.

Los registros de venta pueden consultarse en la pestaña FACTURAS y/o NOTAS DE VENTA, según corresponda.

• Entrega

Para tener mayor control en la entrega de los productos puede usar las opciones del menú Asignar.

Si ya se entregaron los productos, señale los renglones y oprima Marcar entregado a cliente. Se habilita la casilla.

Incluso puede indicar cuándo sale la mercancía y cuándo llega al cliente. Señale los productos y presione Fecha envío y/o Fecha llegada, este dato se muestra en la columna correspondiente.

• Almacén

Desde el contrato pueden registrar varios movimientos de almacén relacionados con las ventas, Para ello utilice el menú Almacén. 

Para sacar los artículos del almacén sin una nota de venta o una factura, debe hacer clic en Generar salida.

La opción Generar entrada por devolución está diseñada para reingresar al almacén productos que han sido devueltos por el cliente.

Estos registros pueden consultarse en la pestaña SALIDAS y/o ENTRADAS DE ALMACÉN. Para abrir use el icono de lápiz al inicio del renglón.

Para asegurar las existencias al momento de la venta, éstas pueden apartarse desde la creación del contrato usando la opción Generar apartado.

Y pueden consultarse con Ver apartado en la columna Apartado, y abrir haciendo clic en los 3 puntos.

• Orden de producción

1. Si alguno de los productos del contrato requiere un proceso productivo, oprima Producción en el renglón para crear la orden de producción 

Si genera la orden desglosada, se creará una orden de producción por cada matriz incluida en el producto terminado. De lo contrario, sólo se creará una matriz por el producto del contrato.

2. En la ventana de la orden, se muestra el costo estimado y el importe según lo proyectado en el contrato.

3. En la pestaña ÓRDENES DE PRODUCCIÓN, puede ver todas las órdenes creadas y abrir con el icono de lápiz. 

 

• Explosión

Con la explosión, se obtiene un listado de los artículos y cantidades que se necesitan para la fabricación.

1. En el apartado EXPLOSIÓN, presione el icono sigma Σ para Calcular explosión de insumos.

Para controlar que no se compre una cantidad mayor a la explotada o a un costo mayor, señale los renglones, utilice el menú Marcar/Desmarcar e indique si desea topar la cantidad, el costo o ambos,

2. Una vez explotado el contrato, se puede comenzar la compra haciendo clic en X Requerir del menú Requisición.

Si hay algún producto que no debe ser requerido, selecciónelo, use el menú Marcar/Desmarcar y oprima Quitar/Poner bloqueo para requisición.

Para asegurar las existencias al momento de producir, seleccione los productos, presione Apartados y utilice el botón Apartar cantidad explosión.

Y pueden consultarse con Ver apartado en la columna Apartado, y abrir haciendo clic en los 3 puntos.

3. Es posible sacar de almacén lo calculado en la explosión, señale los registros, haga clic en el menú Almacén y use la opción Generar salida. Al Actualizar se modifica la columna Cantidad Salida.

Si se topó la cantidad, no se permite sacar más de la cantidad de la explosión.

Si se hacen salidas desde EXPLOSIÓN, NO se pueden hacer salidas desde la pestaña PRODUCTOS, y si hay salidas desde PRODUCTOS, no se pueden hacer salidas desde EXPLOSIÓN.

NOTA: Las salidas desde la pestaña EXPLOSIÓN, no permiten realizar facturas que afecten almacén.

Estas salidas, pueden consultarse en el apartado SALIDAS DE ALMACÉN.

• Amortización de anticipo

1. Ingrese a la pestaña Parámetros, oprima Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Facturación y presione Parámetros.

2. En el campo Producto para factura de anticipo de contrato, utilice el botón de 3 puntos para indicar el registro para dichas facturas. Guarde cambios en la parte inferior derecha.

3. Una vez creado el contrato, señale el artículo, del menú Venta utilice el botón Factura anticipo.

4. En la ventana de la factura, se considera el producto configurado, haga doble clic para capturar el monto del anticipo. Verifique que todos los datos son correctos y use Guardar/Timbrar.

5. Calcule el contrato con el icono de sigma Σ en la parte superior y, en la pestaña ANTICIPO se muestra el monto y porcentaje del anticipo.

6. Para amortizar, en el apartado PRODUCTOS seleccione el renglón y, en el menú Venta, oprima Factura amortización anticipo. 

7. En la siguiente ventana, habilite la casilla según la forma de amortizar, ya sea por descuento o con nota de crédito. Verifique que los datos son correctos y presione Generar factura.

8. En la ventana de la factura, verifique que todos los datos son correctos y utilice el botón Guardar/Timbrar.

9. Calcule el contrato con el icono de sigma Σ. En el apartado ANTICIPO, se enlista la factura por amortización.

En caso de que sea con nota de crédito, en el renglón de la amortización, haga clic en Generar NC.

En la siguiente ventana, se indica que el tipo es Egreso (nota de crédito). Revise que todo es correcto y use Guardar/Timbrar. 

• Subcontrato

Los contratos que se desprenden de un contrato raíz se realizan de la siguiente forma:

1. En la pestaña PRODUCTOS del contrato raíz marque el renglón, y del menú Venta oprima Subcontrato.

2. Posteriormente. oprima Cambiar producto y seleccione el que realmente sale del almacén.

3. Coloque la cantidad acordada, que no puede ser mayor a la del contrato raíz. El valor unitario no se edita.

Si se va a incluir más de un artículo del mismo grupo, presione Duplicar producto.

Y, en el renglón duplicado, cambie el artículo, como en los pasos 2 y 3 de esta sección.

4. Verifique que todos los datos son correctos y utilice el botón Guardar. En la parte superior derecha se especifica que se trata de un Subcontrato y cuál es el contrato que lo origina.

• Terminar

Para finalizar todos los procesos y movimientos de un contrato, haga clic en el menú Otros y use Terminar.

• Cancelar

Si necesitar hacer la cancelación del contrato, oprima el menú Otros y presione Cancelar.

• Archivos relacionados

1. Si requiere agregar documentación asociada a los movimientos en el contrato, utilice el menú Otros y haga clic en Archivos relacionados.

2. En la siguiente ventana, use el icono para subir archivos y seleccione la ruta de los mismos.

• Origen y destino

Para tener los datos de las direcciones de donde sale y/o llega la mercancía:

1. Ingrese al apartado Direcciones dentro del detalle del cliente. Use el botón + para agregar una dirección. Al finalizar oprima Guardar cambios.

2. En el contrato, presione Otros y utilice el botón Origen/Destino.

3. Haga clic en Seleccionar, señale primero la dirección de origen y con el segundo botón la dirección de destino.

• Adicionales

Si cuenta con datos adicionales de encabezado, puede llenarlos desde el menú Otros y usando Adicionales.

• Origen

Para ver el movimiento que antecede al contrato oprima Otros y presione Ver origen.

 

• Duplicar

Si necesita un movimiento idéntico utilice el menú Otros y haga clic en Duplicar.

O bien, use el botón de la derecha y sólo se duplicarán los datos del encabezado en un nuevo contrato.

 

• Actualizar costo/cantidad

1. En estatus autorizado, oprima el icono de lápiz en el producto para editar costo y cantidad.

2. Presione Otros y presione Actualizar costo/cantidad, después utilice el botón Guardar.

Con esta opción se guarda un registro de los valores iniciales y los valores actualizados.

• Calcular PV

Hay posibilidad de calcular el valor unitario basándose en el costo del producto y cierto porcentaje.

1. Ingrese a la pestaña Área comercial, haga clic en el menú Catálogos y abra Campos personalizables de clientes 

2. Use el icono + para crear el registro. en Nombre del campo capture PorcentajeVenta y señale el tipo Número.

3. En el cliente, en el apartado Personalizados, en el campo creado en el punto anterior escriba el porcentaje que se le aplicará al costo del producto para el cálculo del valor. Puede ser mayor a 100. Guarde cambios.

4. En la captura del contrato el producto debe tener costo, al cual se le aplica el porcentaje establecido en el cliente y el resultado se convierte en el valor unitario. Oprima el menú Otros y presione Calcular PV.

5. Posteriormente, confirme o modifique el porcentaje.

6. El valor unitario muestra el porcentaje aplicado al costo. Verifique que los datos son correctos y guarde.

De esa forma puede utilizar las opciones dentro del contrato.