1.4. XMLs de Proveedores

Importación masiva de XMLs Proveedores

Para la importación de los comprobantes recibidos desde Herramientas Sinube, debe realizar lo siguiente:

1.- Ir a la opción Facturas de proveedor - Subir facturas de proveedor.

2.- En la siguiente ventana, debe seleccionar la ruta de la carpeta que contiene los xmls. Haga clic en Importar.

Es importante que en este punto se verifique que todos los renglones tengan la confirmación OK, esto significa que la importación de la factura ha sido éxitosa; de lo contrario, un mensaje le indicará cuál es el error en la importación.

Consulta de facturas

Una vez importadas, puede consultar las facturas en Sinube:

1.- Debe ir a Contabilidad - XML Proveedores.

2.- Puede utilizar cualquiera de los filtros: Proveedor, Folio y Serie, y Fecha, además del tipo de CFDI. Presione Obtener.

3.- Se muestran las facturas y sus datos más relevantes..

Carga de facturas desde la plataforma

Para el caso de las facturas de proveedores, existe otra forma de subirlas a Sinube, según el tipo de factura.

Cargar xml

Si tiene sólo un xml, es mucho más rápido hacerlo de la siguiente forma:

1.- Ingrese a Contabilidad - XMLs proveedores.

2.- Del lado derecho, haga clic en Cargar nuevo.

3.- En la siguiente ventana, con el botón Examinar debe seleccionar la ruta del xml. Esta forma le permite seleccionar sólo un comprobante.

4.- Después presione Subir archivo. Genere el registro una vez que se haya subido el xml.

5.- En otra ventana, se observan todos los datos de la factura.

6.- Es posible ver la factura en el listado.

Cargar factura manualmente

Esta opción es utilizada en caso de tener comprobantes extranjeros, ya que no existe un archivo xml.

1.- Ingrese a la ruta anterior, Contabilidad - XMLs proveedores.

2.- Haga clic en Manual/extranjero.

3.- En la siguiente ventana debe capturar todos los datos referentes al comprobante, como: Serie, Folio, Fecha, Importe, Tipo de comprobante, etc. Al finalizar, verifique que todo es correcto y guarde.

4.- Podrá ver el registro de la factura en el listado.

Configuración de proveedores

Es necesario que el registro del proveedor cuente con algunos datos para contabilizar, para esto se utiliza una validación que hace el proceso más sencillo.

1.- Ingrese a la consulta y seleccione las facturas. Haga clic en Validaciones/Análisis.

2.- Use la opción Datos de proveedores para contabilidad, y oprima Iniciar.

3.- La columna OK le indica si hace falta configurar algún dato. Si aparece un círculo rojo, haga clic en él para continuar con la configuración.

4.- Se abre el detalle del proveedor, en la pestaña Cuentas debe indicar la cuenta contable y la cuenta de gasto/costo, así como el porcentaje de deducibilidad.

5.- En la pestaña Tipo póliza, debe seleccionar el tipo para las pólizas de este proveedor. Presione Guardar.

6.- Al volver a validar, la columna ya no debe tener el círculo rojo.

Póliza de provisión (automática)

Para comenzar a contabilizar estas facturas debe realizar lo siguiente:

1.- Ingrese a la consulta en Contabilidad - XMLs proveedores.

2.- Seleccione las facturas y presione Póliza.

3.- Una confirmación que indica que la póliza se generó. En caso de que ésta no se genere, el sistema le indicará cuál es el problema.

4.- Consulte nuevamente y en el renglón de la factura, hay dos iconos de balanza, el primero significa que la factura ya tiene la provisión generada, haga clic en él para abrirla.

La póliza tiene la información necesaria para contabilidad electrónica, puede consultarla con el botón UUID.

Aplicación y tipos de pago

Pago a factura de proveedor

1.- Consulte y seleccione la(s) factura(s) desde el listado, y haga clic en Pago.

2.- En la siguiente ventana, ya se habrán cargado los datos de la factura, sólo debe capturar los datos referentes al pago.

3.- Una vez que verifique que todos los datos son correctos, presione Guardar.

4.- En el listado de facturas, consulte otra vez para actualizar y, el estatus de la factura ha cambiado.

Vincular CFDI de pago

Para el caso de las facturas que ya cuentan con su correspondiente CFDI de pago, se deben vincular ambos comprobantes en el mismo pago. Consulte la siguiente liga para conocer el proceso Vincular REP con xml de proveedor.

Comprobación de gastos

Para este proceso, debe realizar lo siguiente:

1.- Primero debe agregar al deudor/acreedor. Ingrese a Contabilidad - Catálogos - Acreedores/Deudores.

2.- Con el botón + debe agregar el registro.

3.- Capture los datos del acreedor/deudor.

4.- Una vez capturado el deudor, debe ir al listado de facturas, seleccione la factura y presione Pago.

5.- En la siguiente ventana, debe habilitar la casilla Comprobación de gastos como el tipo de pago.

6.- Seleccione al Deudor correspondiente, así como la Fecha. Para comprobación de gastos, el Tipo siempre será OTRO, sólo debe indicar el Método de pago.

7.- Verifique que todos los datos son correctos y haga clic en Guardar.

Pagos varios

Para el caso de realizar algún pago sin tener un xml se registra en Sinube un pago vario:

1.- Debe ir a Contabilidad - Varios - Pagos varios.

2.- Presione Nuevo Pago y capture los datos que se solicitan.

3.- En el listado puede ver y generarle la póliza al pago vario, sólo seleccione el registro y use la opción Generar póliza.

4.- Para consultar la póliza, actualice la consulta y podrá abrirla con el icono de la balanza en el renglón.

Reembolso

Para el registro de un reembolso en Sinube, debe llevar a cabo lo siguiente:

1.- Desde el listado, seleccione la(s) factura(s) y oprima Pago.

2.- En la siguiente ventana, seleccione Reembolso como tipo de pago.

3.- Para este tipo de pago también debe tener, en el correspondiente catálogo, al Acreedor. Capture los datos del pago.

4.- Después de verificar todos los datos, haga clic en Guardar.

5.- El estatus de la factura cambia al actualizar la consulta.

Aplicación de notas de crédito

Para este proceso puede consultar el siguiente enlace Aplicar nota de crédito a XML de proveedor.

Póliza de pago

El registro contable del pago se realiza de la siguiente forma:

1.- Ingrese a la consulta de los pagos en Contabilidad - Listado de pagos a XML de prov.

2.- Seleccione el pago que se va a contabilizar y presione Genera póliza.

3.- Haga clic en Buscar nuevamente para poder ver el icono de la balanza en el renglón, presionelo para abrirla.

4.- Esta póliza también contiene los datos para la contabilidad electrónica, puede verlos con el botón UUID.

5.- En el caso de estas pólizas también puede consultar la información bancaria de la transacción.

Generación DIOT

Para conocer el proceso de la DIOT, consulte por favor el siguiente enlace Cálculo y txt para DIOT

Conciliación bancaria

Para llevar a cabo la conciliación de facturas, consulte el siguiente enlace Conciliación bancaria (xml proveedores).

Antigüedad de saldos

Para que las facturas puedan verse en en la antigüedad de saldos deben tener, al menos, 1 día de haberse vencido en su pago, estos días se calculan con base en la fecha probable de pago de cada una.

En la consulta de facturas, de manera automática, la fecha probable de pago es la misma fecha de la factura, para cambiarla:

1.- Seleccione la factura y utilice la opción Asignar.

2.- Habilite la casilla Fecha de pago probable, e indique la fecha.

3.- En la siguiente ventana. seleccione la fecha de cobro. Los días de vencimiento se cuentan a partir de esa nueva fecha.

NOTA: Esta consulta esta diseñada para la parte administrativa, pero existe una forma en la que puede consultar estos comprobantes usando la parte contable en la antigüedad de saldos:

3.- Desde la misma consulta, seleccione la(s) factura(s) y, del menú Asignar use la opción SI considerar para flujo de efectivo y antigüedad de saldos.

4.- Para la consulta de facturas en la antigüedad debe ir a Bancos - Antigüedad de saldos - De proveedores.

5.- En la siguiente ventana, indique la moneda de las facturas, si desea ver las de uno o todos los proveedores y el rango de días vencidos de las facturas. Presione Consultar.

El sistema muestra las facturas, así como su saldo actual, la fecha en que debió haber sido pagada y los días que tiene vencida, esta información puede llevarla a un archivo CSV para su descarga.

Solicitudes de cancelación

Para el caso de recibir, por parte de los clientes, solicitudes de cancelación, Sinube cuenta con un apartado para la consulta de estas solicitudes.

1.- Debe ir a la pestaña Proveedores - Consulta de solicitudes.