Flujo de autorización en requisición y OC

Sinube permite tener mayor control para aprobar las mercancía a comprar, esto lo hace mediante un proceso de autorización de hasta 4 usuarios diferentes, que puede aplicarse en requisiciones y en órdenes de compra:

• Parámetros

1.  Ingrese a la pestaña Parámetros, utilice el botón Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Administración y haga clic en Parámetros.

 

2. Habilite la casilla Requerir flujo de autorización en requisiciones / órdenes de compra, según el movimiento que desea controlar. Puede capturar un usuario para que le llegue un correo cuando todos hayan autorizado la orden.

Guarde los cambios en la parte inferior derecha.

• Tipos de autorización 

1. En la pestaña Proveedores, despliegue el menú Catálogos y abra Tipos de autorización.

2. Use el botón + para capturar.  

Coloque un nombre para el grupo que autoriza. El departamento debe ser el asignado al usuario creador de los movimientos. Seleccione del listado los usuarios que podrán autorizar. Habilite la casilla Aplica en requisición, orden de compra o ambas. Puede configurar un correo para informar cuando el estatus del movimiento cambie.

La configuración de monto mínimo y máximo de compra sólo aplica para creación de orden de compra.

3. Oprima Guardar.

• Creación de requisición y orden de compra

1. Al capturar el movimiento, debe seleccionar el tipo de autorización. 

NOTA: Si el departamento asignado al usuario no es el mismo que el seleccionado en el catálogo, al crear el movimiento no podrá seleccionar el tipo de autorización.

2. Después de guardar se muestra el usuario que debe autorizar.

En el caso de orden de compra, al configurar monto mínimo y/o máximo, si el total es menor o mayor, no podrá seleccionar el tipo de autorización.

• Autorización

1. La solicitud para autorizar llega a los correos de los usuarios configurados en el tipo, en ese orden. 

Puede ingresar al movimiento desde el enlace que se encuentra en el correo.

2. Dentro del movimiento, presione Autorizar. En la siguiente ventana. utilice el botón Autorizar. 

Posteriormente, se envía el correo al siguiente usuario en el flujo, quien debe realizar lo indicado en el punto 2.

En caso de rechazar el movimiento, es necesario capturar observaciones. 

También hay una notificación indicando que fue rechazado el movimiento. Si se indicó un usuario para cambio de estatus, éste recibe notificación, si se rechaza o termina el flujo. 

Mientras que el usuario para aviso por flujo terminado recibe notificación sólo cuando el movimiento se autoriza.

De igual manera, para cancelar el movimiento haga clic en Autorizar y use la opción Cancelar. También debe capturar las observaciones.

Se recibe una notificación.

Para saber qué usuarios autorizaron haga clic en Otros, y utilice la opción Bitácora.

• Consulta

En el listado de movimientos puede consultar sólo los que están pendientes de autorizar usando la casilla, ya sea sola o combinando con otro criterio.