Proceso de compras

• Parametrización de retenciones y traslados

Ingrese a Parámetros - Parámetros - Configuración – Administración - Retenciones y traslados.

En esta parte se pueden configurar las retenciones y aplicarán para todas las órdenes de compra:

A) Para retención de ISR, habilite la casilla e indique el porcentaje

B) Para retención de IVA, habilite la casilla, el sistema retendrá el 10.6667% del impuesto, o seleccione la retención que necesite.

C) Para los impuestos trasladados y las retenciones de obra pública, habilite la casilla y, abajo, agregue el impuesto con su correspondiente porcentaje.

• Catálogo Tipo retención traslado

Ingrese a Proveedores – Catálogos – Tipo retención traslado.

En este catálogo se indican las características de las retenciones y/o impuestos que utilice para los proveedores. 

1. Con el botón + se abre la ventana para la captura.

2. Indique el nombre y la descripción de la retención o impuesto.

3. Habilite las casillas necesarias para las retenciones.

4. Para el caso de impuestos trasladados o retenciones de obra pública, presione +.

• Asignar tipo de retención/traslado al proveedor

1. Es necesario ingresar al apartado CUENTAS dentro del detalle del proveedor.

2. Seleccione el Tipo de retención/traslado y el Tipo de póliza XML. 

• Permisos

Es necesario ir a Parámetros - Seguridad

Debe otorgar los permisos según las actividades de cada usuario, permisos como:

• Asignar pago sin factura (Orden de compra).
• Autorizar pago en antigüedad de saldo.
• Vincular xml a la orden de compra.
• Agregar archivos relacionados en Orden de Compra.
• Autorizar orden de compra (Sin flujo)
• Autorizar Órdenes de compra (Desde listado de Ordenes de compra)

• Orden de compra

Ingrese a Proveedores – Orden de compra.

1. Al seleccionar al proveedor, el sistema toma de forma automática la configuración de la retención o impuesto asignado al mismo.

NOTA: En caso de no haber asignado ninguna retención al proveedor, se tomará la configuración de los parámetros.

Es posible cambiar el tipo de retención para esa orden, para ello:

A) Haga clic en el botón Otros - Retenciones/impuestos trasladados.

B) Seleccione la nueva retención y presione Guardar datos.

2. Agregue los productos.

3. Capture Cantidad y Valor unitario.

Se calculan los impuestos y descuentos por cada uno de los renglones.

Verifique que todo es correcto y use el botón Guardar.

• Proveedor extranjero

Para el caso de importaciones, se omiten los impuestos.

1. Seleccione al proveedor con RFC genérico para extranjeros (XEXX010101000). Se habilita la casilla Sin impuestos. Una vez que se haya verificado que los datos son correctos, guarde la orden de compra.

• Generar PDF

1. Utilice la opción Generar PDF.

2. Seleccione el formato para orden de compra y haga clic en Aceptar.

• Vincular xml a la orden de compra

Al recibir el XML por la compra es necesario importarlo, puede verlo en la consulta de XMLs Proveedores.

1. Posteriormente, ingrese a la orden de compra, presione Otros y utilice la opción Xmls vinculados.

2. Haga clic en el botón Vincular Xml.

3. Seleccione el xml correspondiente a la compra.

NOTA: El estatus Facturado, se asigna al vincular algún XML, ya sea al pago sin factura o a la misma orden de compra.

• Capturar factura manual (proveedor extranjero)

Desde la orden de compra

1. Presione Otros y utilice la opción Xmls vinculados.

2. Haga clic en el botón Cargar factura manual.

3. En la siguiente ventana, se pre cargan algunos datos de la orden, capture el Folio 

Esto con la finalidad de ver el registro en la antigüedad de saldos y poder autorizar el pago.

• Autorizar pago de XML vinculado

Para autorizar el pago del XML vinculado a la orden de compra debe ingresar a Bancos – Antigüedad de saldos – De proveedores.

1. Consulte la orden de compra, se toma en cuenta la fecha probable de pago.

2. Haga doble clic sobre el primer icono del renglón para editarlo.

3. Capture el monto, habilite la casilla para autorizar y presione Aceptar.

• Realizar pago de XML vinculado

Es necesario que entre a Bancos – Pago a proveedor.

1. Seleccione al proveedor e indique los datos del pago.

2. Presione Consultar y se enlistan los xmls autorizados.

3. Seleccione el xml a pagar.

4. Verifique que todos los datos son correctos y presione Realizar pago.

• Nota de crédito

La nota de crédito también se importa a Sinube. En este punto, ya se vinculó el xml de ingreso a la orden.

1. Presione Otros y utilice la opción Xmls vinculados.

2. En el renglón del xml de ingreso, haga clic en el botón para ver las notas de crédito.

3. En la siguiente ventana, presione Aplicar nota de crédito.

4. Seleccione el xml de la nota de crédito, y use la opción Aceptar-

• Desvincular XML

1. Presione Otros y utilice la opción Xml vinculados.

2. En el renglón del xml de ingreso, haga clic en el botón para ver las notas de crédito.

3. Presione el primer icono del renglón para quitar la nota de crédito.

4. Para desvincular el xml de ingreso también haga clic en el primero icono del renglón del mismo.

• Pago sin factura

Para el caso de haber realizado el pago de la orden de compra sin recibir el XML, se debe registrar un pago sin factura desde la ventana de la orden.

1. Presione Otros - Asignar pago sin factura.

2. Indique el monto del pago, la fecha del mismo, y haga clic en Aceptar.

 

• Autorizar pago sin factura

Es necesario autorizar el pago, desde Bancos – Antigüedad de saldos – De proveedores.

1. Consulte la orden de compra, se toma en cuenta la fecha probable de pago.

2. Haga doble clic sobre el primer icono del renglón para editarlo.

3. Capture el monto, habilite la casilla para autorizar y presione Aceptar.

 

• Realizar pago sin factura

Puede registrarlo desde la ventana Bancos – Pago a proveedor

1. Seleccione al proveedor e indique los datos del pago.

2. Presione Consultar y se enlistarán las órdenes autorizadas.

3. Seleccione la o las órdenes de compra que incluirá en un sólo pago.

4. Verifique que todos los datos son correctos y presione Realizar pago.

• Vincular XML al pago sin factura

Posteriormente, al recibir el XML del pago sin factura, éste puede vincularse al pago, desde la misma ventana de la orden de compra.

1. Presione el botón Otros y utilice la opción Ver pagos sin factura.

2. Haga clic en el icono para vincular.

3. En la siguiente ventana, señale el xml del pago, y utilice el botón Seleccionar.

• Vincular REP a pago

Cuando ya se tiene el REP (Recibo Electrónico de Pagos) para vincularlo al pago, primero hay que importarlo.

Desde el pago, presione Vincular. En la siguiente ventana, señale el CFDI de pago y oprima Seleccionar.

• Cuentas para IEPS, retenciones y traslados

Debe ingresar a la ruta Parámetros – Parámetros – Configuración – Contabilidad – Asignación de cuentas.

1.- En esta ruta es necesario asignar las cuentas que se verán afectadas por retención de ISR, IEPS e impuestos locales trasladados.

2. Presione Guardar cambios.

• Pólizas de provisión

En cuanto a las pólizas de provisión, éstas se generan desde la consulta de los XMLs, ya debe estar vinculados a las órdenes de compra, Proveedores/Contabilidad – XMLs proveedores.

Consulte y seleccione el XML vinculado. Presione Genera póliza de provisión.

• Pólizas de provisión de nota de crédito

Para el caso especifico de notas de crédito por devolución de producto inventariable, donde se afecta la cuenta de entradas por facturar, debe:

1. Seleccione el XML y, el menú Asignar habilite la opción Marca como devolución (NC).

2. Se activa la columna Devolución. Solo NC.

3. Haga clic en Póliza.

• Pólizas de pago

En cuanto a las pólizas de pago, éstas se generan desde Bancos - Consultas - Listado de pagos.

1. Utilice los filtros disponibles y presione Obtener.

2. Seleccione el renglón del pago y haga clic Póliza.