Nueva ventana cotización

Conozca el funcionamiento de la nueva ventana de órdenes de compra:

• Captura

1. Se debe capturar en la pestaña Área comercial y use la opción Cotización.

2. Seleccione al cliente con el icono de lupa, si aún no lo agrega, oprima el botón de 3 puntos y presione Crear nuevo cliente. 

Utilice el botón de lupa en cada campo para señalar datos como Condición, Forma y Método de pago.

Con el botón de lupa debajo del cliente, puede ver el domicilio fiscal completo, además, del régimen.

 

3. Haga clic en +Producto y seleccione los productos que se incluirán en la cotización.

O bien, use la opción P. Cliente para agregar sólo productos del cliente seleccionado.

4. Para indicar cantidad y valor unitario de cada producto, use el icono de lápiz al principio y edite, O puede hacer doble clic sobre el campo. 

Si necesita indicar un descuento, haga clic sobre el icono junto al campo o habilite con doble clic.

• Pegado con plantilla

Para incluir varios productos, puede utilizar la plantilla:

A) Use el botón Pegar desde Excel.

B) Haga clic sobre el enlace para descargar el archivo

C) Capture los datos de los productos en la plantilla y copie desde los encabezados.

D) Pegue con Ctrl+V en el espacio en blanco y presione INICIAR PEGADO.

La flecha del lado izquierdo, le permite contraer para visualizar mejor todos los productos

Oprima nuevamente para volver a mostrar los campos.

Para ver el las existencias de los productos presione Inventario en el correspondiente renglón

Si utiliza campos adicionales en los productos, desplace el renglón a la derecha y utilice el botón Adicionales.

Puede agregar una observaciones en la parte inferior.

5. Verifique que todos los datos son correctos y guarde la cotización.

• Retenciones e impuestos

Si la cotización incluye retenciones y/o impuestos, realice lo siguiente:

1. Ingrese a la pestaña Parámetros, haga clic en Parámetros, del lado izquierdo despliegue la carpeta Configuración, después despliegue Facturación y use la opción Retenciones y traslados.

2. Habilite la casilla de los impuestos que va a retener. En el caso del IVA, si marca sólo la primer casilla se retiene el 10.6667%.

Para retenciones reguladas y/ impuestos trasladados habilite la casilla, oprima Agregar retención/traslado y capture el porcentaje y descripción de la retención/impuesto. y guarde cambios en la esquina inferior derecha.

En la cotización, se prende la casilla del impuesto federal que se retiene, para IVA puede presionar Retiene IVA para seleccionar otra retención o quitarla.

Al tratarse de retenciones reguladas o impuestos trasladados, utilice el botón Opciones y haga clic Editar retenciones/impuestos, según lo requiera.

En la siguiente ventana, puede cambiar el porcentaje o monto, y también editar la retención/impuesto.

Se muestra el desglose del lado derecho.

• Factor de conversión

Para indicar la venta de un producto en diferentes unidades:

1. Desde el catálogo de productos, haga clic en el icono de la columna Factor Conversión 

2. En la siguiente ventana, Use el botón Agregar factor, capture la unidad en la que vende el producto y cuántas piezas componen esa unidad. Puede agregar mas de uno.

3. En la cotización, oprima Equivalentes en el renglón del producto. y seleccione el factor.

4. Indique el número de paquetes que se van a incluir en la cotización. Se multiplican las piezas del factor por los paquetes.

• PDF y envío

Para imprimir la cotización, haga clic en Generar PDF, y señale el formato.

Envíela al cliente usando la opción Enviar correo, y seleccione el formato.

Puede agregar más texto en el cuerpo del correo. 

• Convertir pedido

• Duplicar

Haga clic en Otros y presione Duplicar.

• Venta

Una vez en estatus de pedido, use el menú Otros y oprima Generar factura/nota de venta.

• Contrato

Para la creación del contrato basado en la cotización utilice el menú Otros y haga clic en Generar contrato, ya sea contrato normal o contrato raíz.

• Requisición

Puede hacer una requisición a partir de este movimiento, use el menú Otros y oprima Generar requisición. O bien, presione Copiar para requisición y se copian los datos de las columnas Producto y Cantidad.

FALTA IMAGEN COPIAS PARA REQ

• Flujo

Para consultar el movimiento que sigue a la cotización, utilice el menú Otros y haga clic en Flujo.

• Origen y destino

Para tener los datos de las direcciones de donde sale y/o llega la mercancía:

1. Ingrese al apartado Direcciones dentro del detalle del cliente. Use el botón + para agregar una dirección. Al finalizar oprima Guardar cambios.

2. En la cotización, presione Otros y utilice el botón Origen/Destino.

3. Oprima Seleccionar, señale primero la dirección de origen y con el segundo botón la dirección de destino.

• Adicionales

Si cuenta con datos adicionales de encabezado, puede llenarlos desde el menú Otros presione Adicionales.

• Actividades

Para agendar alguna actividad al cliente y dar seguimiento a la cotización utilice el menú Otros, haga clic en Nueva actividad e indique el tipo de actividad que necesita registrar.

O bien, puede hacerlo usando el icono de 3 puntos en el campo Cliente y oprimiendo Generar nueva actividad.

• Apartados

1. Para apartar desde la cotización, señale el producto, presione Otros y utilice el botón Apartar producto.

2. En la siguiente ventana, seleccione el almacén (si es que maneja varios), capture el número de días. Puede saber el número de piezas disponibles utilizando el botón Ver Existencia.

Haga clic sobre el renglón del producto o use el icono de lápiz para indicar el número de unidades a apartar. En la parte inferior puede agregar una observación y al finalizar use la opción Aceptar.

Para saber si los productos han sido apartados, oprima Ver apartado nen el menú Otros y se muestra en la columna Apartado.